Inbox Zero nell'ambito del metodo GTD

Per chi pratica o per chi ha intenzione di praticare il metodo di organizzazione del proprio lavoro, che David Allen ha illustrato nel suo Getting Things Done (pubblicato in italiano con il titolo Detto, Fatto!), uno degli obiettivi da perseguire è quello di un'adeguata gestione del flusso di posta elettronica in arrivo sul proprio client.

Secondo Allen, la posta in arrivo è stuff (materiale) che va inserito nella gestione del flusso di lavoro per essere esaminato.

Allen scrive che le informazioni che ci piombano addosso non si possono organizzare, ma solo raccogliere ed esaminare.

Secondo Allen, quello che può e deve essere fatto è, invece, l'organizzazione e l'attuazione delle attività conseguenti le decisioni che si sono prese esaminando le informazioni arrivate e raccolte.

Per la posta elettronica, Allen consiglia di attenersi ad alcune regole di principio:

  • nell'esaminare ciascun messaggio, attuare subito l'attività conseguente da compiere se sono necessari meno di due minuti per farla e poi spostare dalla inbox il messaggio relativo (cancellare, spostare in attesa di risposta, archiviare);
  • ogni volta che si esamina la inbox, svuotarla, indirizzando i messaggi in mailbox diverse a seconda della decisione presa relativamente a ogni messaggio;
  • mai rimettere (lasciare) nella inbox un messaggio in arrivo che abbiamo già esaminato: per ciascuno avremo risposto alla domanda "qual'è la prossima attività da svolgere?" e ci saremo attivati di conseguenza.

L'obiettivo è inbox zero, termine coniato da Merlin Mann che, in argomento, ha tenuto un interessante seminario ai Google TechTalks (Mann è il gestore del sito 43folders.com).

Osservando il diagramma del flusso di lavoro proposto da Allen, se vogliamo applicarlo alla posta elettronica, dobbiamo crearci delle mailbox "speciali" in cui spostare i messaggi esaminati e che necessitano di una azione futura.

Io suggerisco questa organizzazione.

  1. Per i messaggi su cui si è deciso che ci sono attività da fare ma non subito (perchè richiedono più di due minuti, chiamati Next Action da Allen), possiamo creare due mailbox:

    • Calendarized.Action, ovvero mailbox ospitante messaggi promemoria di azioni da fare in un momento già identificato;
    • Next.Action, ovvero mailbox per messaggi promemoria di azioni da fare appena possibile
  2. Per i messaggi cui abbiamo dato seguito con un'azione (immediata o successiva) e che costituiscono promemoria del fatto che stiamo attendendo un riscontro da qualcuno, possiamo creare la mailbox WaitingFor.Action.

  3. Per i messaggi dal cui esame abbiamo identificato attività e progetti che forse un giorno decidiamo di fare, ma che adesso preferiamo tenere in incubazione possiamo creare la mailbox SomeDay.Action.

  4. Per i messaggi che invece rientrano nel materiale da archiviare possiamo organizzarci come meglio crediamo, creando mailbox per argomento trattato, per soggetto mittente, per periodo di ricezione del messaggio.

Sul lavoro, la suddivisione dell'archivio per argomento e/o progetto credo sia da preferire (magari strutturando l'archivio in modo analogo a quello carteceo). Per i messaggi in ambito privato, è utile anche l'archiviazione per soggetto.

Relativamente alle mailbox dedicate alle Next Action ed alle WaitingFor Action, potremo decidere di crearne alcune specifiche per contesto e/o tipologia.

Ad esempio, se abbiamo molti messaggi cui va dato seguito con una telefonata da fare ASAP, ci potremo creare una [email protected]

Se, invece, la Next Action derivante dall'esame di gran parte dei messaggi ricevuti è rispondere con un'altra email, potremo creare una mailbox [email protected]

Oppure, se nel nostro lavoro molti dei messaggi ricevuti contengono informazioni da leggere (es.: normativa, piani, ecc...), potremo creare una mailbox [email protected]

Ancora, per i messaggi riferiti ad ASAP Action da porre in essere con il nostro collaboratore Fritz, potremmo creare una mailbox [email protected]

Per quelle che abbiamo invece delegato al nostro collaboratore Fritz, potremmo creare una mailbox [email protected]

Nel caso invece dei messaggi che costituiscono promemoria di attività da svolgere e che vanno calendarizzate, qualora nel nostro lavoro esse costituiscano una parte importante, potremo decidere di creare una sorta di scadenzario elettronico, ad esempio con una mailbox per ogni mese, entro cui spostare il promemoria da rivedere e "azionare" all'interno del mese stesso.

La proliferazione delle mailbox a mio avviso è tuttavia sconsigliabile, in particolar modo all'inizio dell'applicazione del metodo. Sarà la pratica che porterà ad identificare eventuali sofisticazioni necessarie. Ricordiamoci del sempre valido motto: KISS! (Keep It Simple Stupid!).

Tutte queste mailbox speciali, vanno infatti esaminate periodicamente (ed approfonditamente nel corso della cosiddetta Weekly Review), per rivedere i promemoria contenuti e FARE ciò che va fatto, al tempo opportuno.

Infine, la cancellazione (definitiva o il cestino) sarà la destinazione migliore per molti dei messaggi che abbiamo esaminato, così come per quelli che hanno esaurito il loro compito di promemoria, dopo aver soggiornato nelle mailbox suscritte.

Chi è abituato ad archiviare gran parte di ciò che gli passa sotto il naso, ha mai riguardato nei successivi 12 mesi più del 10% di quanto occupa i suoi armadi? Per molti (tutti??) la risposta è no, con la conferma che il cestino può essere il nostro migliore amico: buttare via materiale significa liberare spazio fisico (o elettronico) e, soprattutto, fare spazio nella nostra testa.

Ed il cestino vale doppio se si esercita un lavoro di natura manageriale, ove l'imperativo è fare e, ancor di più, far fare, non archiviare!

Questo, in sintesi, è il quadro entro cui vogliamo operare. Ora cerchiamo di capire come renderlo operante utilizzando Mutt come client di posta elettronica.

Applicare Inbox Zero con Mutt

La strumentazione che utilizzeremo è costituita dalle macro, grazie alle quali potremo eseguire lo spostamento del messaggio nella mailbox GTD più opportuna.

Nel nostro .muttrc inseriremo pertanto:

macro index,pager e1 "<save-message>=1.Next.Action" "Sposta in NA"  
macro index,pager e2 "<save-message>=2.Calendarized.Action" "Sposta in C.A."  
macro index,pager e3 "<save-message>=3.WaitingFor.Action" "Sposta in WF.A"  
macro index,pager e4 "<save-message>=4.SomeDay.Action" "Sposta in SD.A"  

Se abbiamo bisogno di creare delle mailbox GTD ulteriori, aggiungeremo le relative macro, seguendo lo stesso schema.

Come nota, numerando le mailbox otteniamo di farle stare in massima evidenza nell'elenco.

Impostiamo un ulteriore automatismo: quando decidiamo di delegare a qualcuno un'attività identificata esaminando un messaggio, probabilmente gli inoltreremo il messaggio stesso con la nostra richiesta di occuparsene.

Il messaggio spedito a chi deve farsi carico di un'attività è opportuno che venga automaticamente salvato nella mailbox WaitingFor.Action al momento stesso dell'invio.

In tal modo avremo nella mailbox dedicata il promemoria che ci ricorda che abbiamo delegato un compito, del cui esito attendiamo riscontro.

La strada per me più semplice per realizzare tale automatismo è quella di impostare un fcc-hook. Tale tipo di hook rientra tra quelli che richiedono un matching pattern definito sugli header del messaggio.

Pertanto, andando in editing del campo subject, inseriamo in coda al soggetto del messaggio una sigla (io ho deciso che sia WF) che possa essere riconosciuta dal fcc-hook.

Nel .muttrc inseriremo prima dell'ultimo fcc-hook (che contiene la regola di default), un fcc-hook come questo:

fcc-hook '~s ^.*WF'  =3.WaitingFor.Action

Abbiamo terminato, il resto tocca a noi!

In verità, a tale semplice gestione qualcuno aggiunge anche il labelling dei messaggi, introducendo cioè in Mutt la possibilità di abbinare ad un messaggio una stringa di testo che può essere utilizzata nella gestione successiva del messaggio (ricerche, elenchi filtrati, ecc..).

Ad introdurre tale funzionalità in Mutt, tramite una patch al codice, è stato David Champion, nel lontano marzo 2000.

Successivamente, Alberto Bertogli ha realizzato uno script che consente di utilizzare tale funzionalità senza patchare il codice di Mutt.

Prendendo spunto dal lavoro di Alberto Bertogli, Frank Barknecht ha modificato lo script per renderlo GTD-compliant.

Personalmente non sento l'esigenza del labelling dei messaggi, ma per chi vuole provare ho fornito gli indirizzi web a cui puntare. (pagine scomparse, ricercare...)

Buon lavoro con Mutt e GTD! 

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